Portfel klientów to często kilkanaście lat pracy agenta. Kiedy myślisz o zmianie agencji, pierwsze pytanie brzmi zwykle tak samo: co stanie się z moimi klientami i z moim wynagrodzeniem? Odpowiedź rzadko jest prosta, bo portfel to nie jedna rzecz, tylko kilka różnych spraw. Każdą z nich trzeba sprawdzić osobno, zanim złożysz wypowiedzenie.
Z czego tak naprawdę składa się portfel agenta
Kiedy agenci mówią „mój portfel”, zwykle mają na myśli cztery różne rzeczy:
- Relacje z klientami. Klienci znają Ciebie, ufają Tobie i do Ciebie dzwonią, kiedy coś się dzieje.
- Polisy. To umowy zawarte między klientem a towarzystwem ubezpieczeniowym. Agent pośredniczy przy ich zawarciu i obsłudze.
- Dane klientów. Kontakty, historia polis, notatki ze spotkań, wpisy w systemie agencji.
- Wynagrodzenie. Prowizje za wznowienia i obsługę polis, które pozyskałeś.
Przy zmianie agencji każda z tych części może zostać potraktowana inaczej. Dlatego ogólne zapewnienie „klienci zostają z tobą” niewiele mówi. Liczy się to, co zapisano w umowie.
Co decyduje o losie portfela: Twoja umowa
O tym, co dzieje się z portfelem, przesądza umowa współpracy z obecną agencją. Zanim zaczniesz rozmowy z innymi, przeczytaj ją razem z aneksami i regulaminami. Szukaj zapisów o:
- zakończeniu współpracy: okresie wypowiedzenia, formie i sposobie doręczenia,
- wynagrodzeniu po zakończeniu współpracy, w tym za wznowienia polis Twoich klientów,
- zakazie konkurencji: czego dotyczy, jak długo obowiązuje i na jakim obszarze,
- dostępie do danych klientów i do systemów po odejściu,
- obowiązkach wobec klientów, którymi trzeba się zająć do dnia zakończenia współpracy.
Jeśli któryś zapis jest niejasny, wyjaśnij go przed złożeniem wypowiedzenia. Po złożeniu masz znacznie mniej możliwości negocjacji.
Pięć pytań, które warto zadać nowej agencji
Te same pytania zadaj każdej agencji, z którą rozmawiasz. Poproś o odpowiedzi na piśmie albo o wzór umowy do przeczytania.
- Co stanie się z moim portfelem, jeśli kiedyś zakończę współpracę z wami?
- Czy dostanę wynagrodzenie za pozyskanych klientów także po zakończeniu współpracy?
- Co dzieje się z portfelem w razie mojej śmierci?
- Kto pomoże mi przy obsłudze polis, szkodach i rozliczeniach w pierwszych miesiącach?
- Czy są limity sprzedażowe albo minimalny przypis, który muszę zrobić?
Agencja, która ma te sprawy uregulowane, odpowie od razu i pokaże zapis w umowie. Wymijająca odpowiedź to sygnał, żeby dopytać.
Dane klientów: czego nie robić przy zmianie
Najczęstszy błąd to skopiowanie całej bazy klientów z systemu agencji przed odejściem. Dane klientów podlegają ochronie danych osobowych, a zasady korzystania z nich zwykle określa też umowa z agencją. Zanim cokolwiek wyeksportujesz albo wyślesz klientom wiadomość o zmianie, sprawdź, co możesz zrobić zgodnie z umową i przepisami. Przy wątpliwościach skonsultuj konkretną sytuację.
Jak przejść, żeby klienci nie odczuli zmiany
Dobrze zaplanowana zmiana jest dla klientów prawie niewidoczna. Przygotuj:
- listę otwartych spraw: szkody w toku, zmiany w polisach, oferty w przygotowaniu,
- kalendarz wznowień na najbliższe miesiące,
- ustalenie, kto i do kiedy obsługuje bieżące sprawy,
- termin rozpoczęcia pracy w nowej agencji, z czasem na formalności i zgłoszenie do rejestru agentów KNF.
Komunikat do klientów wysyłaj dopiero wtedy, gdy wszystko jest ustalone. Obietnica, której potem nie da się spełnić, kosztuje więcej zaufania niż kilka dni czekania.
Jak to wygląda w Gibas & Partnerzy
Gwarancję portfela zapisujemy w każdej umowie współpracy. Twój portfel pozostaje nienaruszony, także po zakończeniu współpracy albo w razie śmierci doradcy. Gwarantujemy też wynagrodzenie za pozyskanych klientów po zakończeniu współpracy.
Do tego:
- współpracujesz z szerokim wachlarzem towarzystw w ramach jednej umowy,
- nie ma limitów sprzedażowych ani minimalnego progu przypisu,
- dostajesz opiekuna w biurze, który pomaga przy polisach, szkodach i rozliczeniach,
- dołączasz do ponad 120 doradców, którzy współpracują ze sobą, na przykład przy klientach potrzebujących jednocześnie ubezpieczeń na życie i majątkowych.
Po wysłaniu formularza oddzwania prezes albo prokurent, w ciągu 24 godzin.
Najczęstsze pytania
Czy klienci automatycznie przechodzą ze mną do nowej agencji?
Nie należy tego zakładać. Polisy są umowami klientów z towarzystwami, a zasady obsługi i korzystania z danych zależą od Twojej umowy z obecną agencją. Każdą z tych spraw trzeba sprawdzić osobno.
Co z prowizjami za wznowienia po odejściu?
To zależy od zapisów umowy z agencją, którą opuszczasz. Zapytaj o nie wprost, zanim złożysz wypowiedzenie. W nowej agencji sprawdź, czy wynagrodzenie po zakończeniu współpracy jest zapisane w umowie.
Czy mogę przejść, jeśli dziś jestem agentem wyłącznym?
Tak. Na rozmowie ustalimy, kiedy i jak przejść, żeby Twoi klienci mieli ciągłą obsługę.
Porozmawiaj o swoim portfelu
Chcesz sprawdzić, jak gwarancja portfela wygląda w praktyce? Wypełnij krótki formularz albo zadzwoń: +48 795 520 208.